Quando voce gerencia imoveis e contatos, os documentos fazem parte do trabalho diario. Uma escritura para compartilhar com o comprador, um contrato que a equipe precisa consultar, uma autorizacao de venda que convem ter a mao. Ate agora, esses arquivos ficavam espalhados entre e-mails, pastas locais e servicos de armazenamento externos. Com a nova funcao de Gestao de Documentos, tudo isso muda.
Anexe qualquer tipo de arquivo diretamente do Mapaprop
A partir da ficha de qualquer imovel ou contato, agora voce pode carregar arquivos de forma direta: PDFs, imagens, documentos de texto, planilhas e muito mais. Sem sair do sistema, sem links externos, sem perder o rastro de onde cada arquivo foi salvo.
Cada documento fica vinculado ao registro correspondente para que toda a equipe o encontre exatamente onde deve estar.
Etiquetas para classificar de relance
Fazer o upload de um arquivo e util. Saber do que se trata sem abri-lo e ainda melhor. Por isso, cada documento pode ser classificado com uma das 14 etiquetas predefinidas do sistema: Escritura, Contrato, Autorizacao, Planta, Regulamento, Titulo, Procuracao, Avaliacao, Inventario, Nota Fiscal, Recibo, Relatorio, Foto e Outro.
As etiquetas sao adaptadas ao idioma e a terminologia de cada pais, para que a experiencia seja natural tanto no Brasil quanto em Portugal ou qualquer outro mercado onde voce atue.
Documentos publicos e privados com controle por funcao
Nem todo documento e para todos. Por isso, cada arquivo pode ser marcado como publico ou privado.
Os documentos publicos sao visiveis para todos os membros da equipe com acesso ao imovel ou contato correspondente. Os privados so sao visiveis para o administrador e para usuarios com permissoes especificas. Assim, voce pode manter no mesmo lugar a documentacao operacional da equipe e os arquivos confidenciais do negocio, sem mistura-los nem expor o que nao deve ser compartilhado.
Previa sem precisar baixar
Para PDFs e imagens, o sistema exibe uma previa diretamente na tela. Nao e preciso baixar o arquivo para saber se e o que voce estava procurando. Isso economiza tempo quando ha varios documentos anexados e voce precisa identificar rapidamente qual e qual.
Busca e filtro por tipo de arquivo
Quando um imovel acumula varios documentos ao longo do tempo, encontrar o que voce precisa pode se tornar trabalhoso. Os filtros por tipo de arquivo e por etiqueta permitem reduzir a lista em segundos. Busque apenas os contratos, apenas as imagens ou apenas os PDFs, e o sistema mostra exatamente isso.
Auditoria completa de cada documento
Cada acao sobre um documento fica registrada: quem fez o upload, quem baixou, quem excluiu e em que momento. Essa auditoria e automatica e nao requer nenhuma configuracao adicional.
Para imobiliarias que lidam com documentacao sensivel, isso e mais do que uma conveniencia. E uma ferramenta de transparencia e rastreabilidade que simplifica qualquer consulta interna ou externa sobre o historico de um arquivo.
Disponivel nos planos Business e Business Manager
A gestao de documentos esta incluida nos planos Business e Business Manager. Se a sua conta esta em um plano inferior e voce deseja ativar esta funcao, pode fazer o upgrade na secao de cobranca dentro do aplicativo.
Conheca tudo sobre esta funcao na nossa documentacao completa de Administracao de Documentos.
Cada melhoria no Mapaprop nasce de uma necessidade real que as imobiliarias que usam o sistema nos apresentam. A gestao de documentos e mais uma dessas funcoes que parecem simples, mas que organizam e protegem uma parte essencial do trabalho diario.
A equipe Mapaprop e Ricardo Asensio
