Cuando gestionas propiedades y contactos, los documentos son parte del trabajo diario. Una escritura que hay que compartir con el comprador, un contrato que el equipo necesita consultar, una autorizacion de venta que conviene tener a mano. Hasta ahora, esos archivos vivian dispersos entre correos, carpetas locales y servicios de almacenamiento externos. Con la nueva funcion de Gestion de Documentos, todo eso cambia.
Adjunta cualquier tipo de archivo directamente desde Mapaprop
Desde la ficha de cualquier propiedad o contacto, ahora podes cargar archivos de forma directa: PDFs, imagenes, documentos de texto, planillas y mas. Sin salir del sistema, sin links externos, sin perder el rastro de donde quedo guardado cada archivo.
Cada documento queda vinculado al registro correspondiente para que todo el equipo lo encuentre exactamente donde corresponde.
Etiquetas para clasificar de un vistazo
Subir un archivo es util. Saber de que se trata sin abrirlo es mejor. Por eso, cada documento puede clasificarse con una de las 14 etiquetas predefinidas del sistema: Escritura, Contrato, Autorizacion, Plano, Reglamento, Titulo, Poder, Tasacion, Inventario, Factura, Recibo, Informe, Foto y Otro.
Las etiquetas estan adaptadas al idioma y la terminologia de cada pais, por lo que la experiencia es natural tanto en Argentina como en Mexico, Colombia, Brasil o cualquier otro mercado donde operes.
Documentos publicos y privados con control por rol
No todos los documentos son para todos. Por eso, cada archivo puede marcarse como publico o privado.
Los documentos publicos son visibles para todos los miembros del equipo con acceso a esa propiedad o contacto. Los privados solo los ve el administrador y los usuarios con permisos especificos. De esta manera, podes tener en el mismo lugar la documentacion operativa del equipo y los archivos confidenciales del negocio, sin mezclarlos ni exponer lo que no corresponde.
Vista previa sin descargar
Para PDFs e imagenes, el sistema muestra una vista previa directamente en pantalla. No hace falta descargar el archivo para saber si es el que buscabas. Esto ahorra tiempo cuando hay varios documentos adjuntos y necesitas revisar rapido cual es cual.
Busqueda y filtro por tipo de archivo
Cuando una propiedad acumula varios documentos a lo largo del tiempo, encontrar el que necesitas puede volverse engorroso. Los filtros por tipo de archivo y por etiqueta permiten acotar la lista en segundos. Buscas solo los contratos, solo las imagenes o solo los PDFs, y el sistema te muestra exactamente eso.
Auditoria completa de cada documento
Cada accion sobre un documento queda registrada: quien lo subio, quien lo descargo, quien lo elimino y en que momento. Esta auditoria es automatica y no requiere ninguna configuracion adicional.
Para inmobiliarias que manejan documentacion sensible, esto es mas que una conveniencia. Es una herramienta de transparencia y trazabilidad que simplifica cualquier consulta interna o externa sobre el historial de un archivo.
Disponible en planes Business y Business Manager
La gestion de documentos esta incluida en los planes Business y Business Manager. Si tu cuenta esta en un plan inferior y queres activar esta funcion, podes mejorar tu plan desde la seccion de facturacion dentro de la aplicacion.
Conoce todo sobre esta funcion en nuestra documentacion completa de Administracion de Documentos.
Cada mejora en Mapaprop nace de una necesidad real que nos plantean las inmobiliarias que usan el sistema. La gestion de documentos es una mas de esas funciones que parecen simples pero que organizan y protegen una parte esencial del trabajo diario.
El equipo de Mapaprop y Ricardo Asensio
